Na de corona crisis is het tijd om je medewerkers te helpen bij de overgang naar het weer (gedeeltelijk) werken op kantoor. Dit is een vrij lastig, want het zal niet meer dezelfde situatie zijn als dat het vóór corona was. Je medewerkers gaan waarschijnlijk afwisselend thuis, op kantoor of op locatie werken. Teams zullen op een andere manier gaan samenwerken.
Deze hybride manier van werken zal veel gebruikt gaan worden binnen organisaties. Maar hoe kan je dit goed goed faciliteren? Wat heb je daarvoor nodig? En hoe begin je hier voorbereid aan?
Checklist voor de terugkeer naar kantoor na corona:
Om de terugkeer naar kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen is een voorbereiding heel belangrijk. Daarom hebben is er een checklist samengesteld.
- Verzamel de input van je medewerkers.
- Evalueer het kantoorpand.
- Betrek je medewerkers met het juiste communicatieplan.
1. Verzamel de input van je medewerkers
De belangrijkste mensen bij de terugkeer zijn je medewerkers. Voor een soepele overgang moet je weten wat de behoeften en wensen van je medewerkers zijn. Wat hebben ze bijvoorbeeld nodig voor het hybride samenwerken? Wat missen ze nu van kantoor? Vergeet ook niet te vragen wat medewerkers nu juist wél fijn vinden aan het thuiswerken. Zo kom je erachter wat je organisatie nog kan verbeteren. Uiteindelijk kom je met de input van je medewerkers tot de juiste nieuwe situatie voor jouw organisatie.
2. Evalueer het kantoorpand
Nu veel medewerkers thuiswerken biedt dat de ruimte om het kantoor opnieuw in te richten. Je hebt aardig wat ruimte over wanneer een merendeel van je medewerkers thuis of op locatie werkt.
Om het kantoor goed in te richten wil je weten hoeveel werkplekken je nodig hebt. En wat doe je met de rest van de ruimte? Vraag je medewerkers hoeveel dagen ze naar kantoor komen en waarom. Is dat om samen te werken, te vergaderen, met een klant af te spreken of alleen omdat het gezelliger is? Op basis van deze informatie kun je het kantoor inrichten op Activity Based Working: je creëert ruimtes die afgestemd zijn op de activiteiten van je medewerkers, waarbij elke ruimte zich bij uitstek leent voor één soort activiteit.
3. Betrek je medewerkers met het juiste communicatieplan
Terugkeren na de corona tijd is een flink verandertraject. Stel daarom in ieder geval een communicatieplan op.
Deel de veranderplannen met de organisatie. Hoe je dit doet, hangt af van de bedrijfscultuur. Lezen je medewerkers graag e-mails of bekijken ze liever een video op het intranet? Hoe je ook communiceert, houd het kort en krachtig.
Het is daarnaast slim om gebruik te maken van de kracht van herhaling. Als je vaak en op meerdere plekken je boodschap herhaalt, vergroot je de kans dat de informatie bij je medewerkers blijft hangen.
Vergeet ook niet te communiceren over de voortgang. Deel bijvoorbeeld de input die je bij punt 1 van deze checklist hebt verzameld. Door open en transparant te zijn bouw je aan wederzijds vertrouwen.
Als je jouw medewerkers echt wilt betrekken bij de terugkeer naar kantoor, vraag continu om feedback. Hierdoor zullen medewerkers zich gehoord voelen.
